1. Çalışanın şirket uzantılı e-postaları ile ilgili Batı’da öncelikle “profesyonellik karinesi”nin kabul edildiğini belirtelim. Buna göre, çalışanın aldığı ve gönderdiği e-posta profesyonel nitelikte görülüyor ve işverenin bunu inceleyebileceği kabul ediliyor. CNIL (Fransız KVK otoritesi) Profesyonellik karinesinden çıkılabilmesi için, çalışanın konu satırına “özel, kişisel” gibi spesifik bir açıklama yazmasını arıyor.

2.      Epostaların denetimi ile ilgili hukukumuzda da bir süredir konu tartışılıyor. Özellikle “aydınlatma yükümlülüğünden” hareket eden AYM kararları, bu yükümlülük gereği gibi yerine getirilmez ise işvereni eposta inceleme süreçlerinden mahrum bırakmış gözüküyor. Bu pozisyonun hukuka uygunluğu bana göre tartışmalı, ancak literatürde bu yaklaşım birçok yazardan destek gördü.

3.      İşverenin işle ilgili yazışmaları incelemesinin her zaman bir özel yaşam gizliliğine müdahale olmadığını düşünüyorum. Örneğin satınalma birimindeki bir çalışanın ne kadar fiyatla satın aldığı, satış birimindeki çalışanın hangi müşterilere teklif gönderdiğini İşveren bilemeyecek mi? İşçinin Şirket e-postasını kullanırken “işvereni temsil ettiği” olgusu ve yukarıda belirttiğim bu yazışmaların “profesyonel” niteliği görmezden gelinmemeli. Çalışanın özel yazışma yapmak istiyorsa, özel ve kişisel e-posta adresini kullanması veya en azından e-postanın konu kısmında durumu belirtmesi gerekmez mi?  Burada tabi şu söylenebilir. Çalışanın kurumsal epostadan HR birimleri gibi birimleriyle yaptığı yazışmalar “kişisel” bir nitelik taşıyabilir. Devamsızlık nedenleri, mazeretleri vb gibi…

4.      Bu sakıncaya ise eposta sınıflandırma/etiketleme yöntemleriyle ayrıştırma yapılabileceği yanıtı verilebilir. Bu tabi kişisel görüşüm, ancak İşverenlerin özellikle AYM kararlarını dikkate alarak aydınlatma yükümlülüklerini eksiksiz biçimde yerine getirmelerinde büyük yarar var.

5.      Çalışanların epostalarıyla ilgili yabancı Kurul rehberlerinde özellikle;

a)     Şirketin eposta kullanımıyla ilgili bir iç yönerge oluşturması,

b)     İşten ayrılan çalışanın kişisel nitelikte epostalarını silebilmesi için kendisine olanak tanınması, (Rehberlerde yer almamakla birlikte, Şirketin tutmak zorunda olduğu epostaların çalışanın da ayrılış sürecinde birlikte belirlenmesini uzmanlar tavsiye ediyor)

c)      İşten ayrılan çalışanların eposta hesabının derhal veya en azından makul bir süre içinde (en fazla 1 ay) kapatılması (Belçika KVK Otoritesi bununla ilgili 15.000 Euro ceza uyguladı)

d)     İşten ayrılan, işe gelmeyen/izinde olan çalışanın e-postasının başka bir çalışana otomatik yönlendirme yapılmaması (Bu konuda göndericiye yetkili olan kişileri gösteren bir otomatik e-posta gönderilmesi. Çalışan ayrılmış ise bunun belirtilmesi tavsiye ediliyor). Bu kapsamda şeffaf bir e-posta politikasının oluşturulması işverenler bakımından son derece gerekli görünüyor.