ŞİRKET E-POSTA KURALLARI KVKK UYARINCA NASIL OLMALI?

1. Çalışanın şirket uzantılı e-postaları ile ilgili Batı’da öncelikle “profesyonellik karinesi”nin kabul edildiğini belirtelim. Buna göre, çalışanın aldığı ve gönderdiği e-posta profesyonel nitelikte görülüyor ve işverenin bunu inceleyebileceği kabul ediliyor. CNIL (Fransız KVK otoritesi) Profesyonellik karinesinden çıkılabilmesi için, çalışanın konu satırına “özel, kişisel” gibi spesifik bir açıklama yazmasını arıyor.

2.      Epostaların denetimi ile ilgili hukukumuzda da bir süredir konu tartışılıyor. Özellikle “aydınlatma yükümlülüğünden” hareket eden AYM kararları, bu yükümlülük gereği gibi yerine getirilmez ise işvereni eposta inceleme süreçlerinden mahrum bırakmış gözüküyor. Bu pozisyonun hukuka uygunluğu bana göre tartışmalı, ancak literatürde bu yaklaşım birçok yazardan destek gördü.

3.      İşverenin işle ilgili yazışmaları incelemesinin her zaman bir özel yaşam gizliliğine müdahale olmadığını düşünüyorum. Örneğin satınalma birimindeki bir çalışanın ne kadar fiyatla satın aldığı, satış birimindeki çalışanın hangi müşterilere teklif gönderdiğini İşveren bilemeyecek mi? İşçinin Şirket e-postasını kullanırken “işvereni temsil ettiği” olgusu ve yukarıda belirttiğim bu yazışmaların “profesyonel” niteliği görmezden gelinmemeli. Çalışanın özel yazışma yapmak istiyorsa, özel ve kişisel e-posta adresini kullanması veya en azından e-postanın konu kısmında durumu belirtmesi gerekmez mi?  Burada tabi şu söylenebilir. Çalışanın kurumsal epostadan HR birimleri gibi birimleriyle yaptığı yazışmalar “kişisel” bir nitelik taşıyabilir. Devamsızlık nedenleri, mazeretleri vb gibi…

4.      Bu sakıncaya ise eposta sınıflandırma/etiketleme yöntemleriyle ayrıştırma yapılabileceği yanıtı verilebilir. Bu tabi kişisel görüşüm, ancak İşverenlerin özellikle AYM kararlarını dikkate alarak aydınlatma yükümlülüklerini eksiksiz biçimde yerine getirmelerinde büyük yarar var.

5.      Çalışanların epostalarıyla ilgili yabancı Kurul rehberlerinde özellikle;

a)     Şirketin eposta kullanımıyla ilgili bir iç yönerge oluşturması,

b)     İşten ayrılan çalışanın kişisel nitelikte epostalarını silebilmesi için kendisine olanak tanınması, (Rehberlerde yer almamakla birlikte, Şirketin tutmak zorunda olduğu epostaların çalışanın da ayrılış sürecinde birlikte belirlenmesini uzmanlar tavsiye ediyor)

c)      İşten ayrılan çalışanların eposta hesabının derhal veya en azından makul bir süre içinde (en fazla 1 ay) kapatılması (Belçika KVK Otoritesi bununla ilgili 15.000 Euro ceza uyguladı)

d)     İşten ayrılan, işe gelmeyen/izinde olan çalışanın e-postasının başka bir çalışana otomatik yönlendirme yapılmaması (Bu konuda göndericiye yetkili olan kişileri gösteren bir otomatik e-posta gönderilmesi. Çalışan ayrılmış ise bunun belirtilmesi tavsiye ediliyor). Bu kapsamda şeffaf bir e-posta politikasının oluşturulması işverenler bakımından son derece gerekli görünüyor.

Devamını oku
Yorumlar Yok

İŞ ARAMA İZİNLERİ NASIL HESAPLANMALI VE UYGULANMALI?

İş Arama İzinleri Nasıl Hesaplanmalı ve Uygulanmalı?

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi’nin 05.02.2014 tarihli (Esas No. 2011/53724 Karar No. 2014/3398) kararı iş arama izinleri konusunu tüm yönleriyle açıklığa kavuşturmuştur (Çalışma ve Toplum, 2014/4, Yargıtay kararları eki). Bilindiği üzere, 4857 sayılı İş Kanununun 27. maddesinde, “Bildirim süreleri içinde işveren, işçiye yeni bir iş bulması için gerekli olan iş arama iznini iş saatleri içinde ve ücret kesintisi yapmadan vermeye mecburdur. İş arama izninin süresi günde iki saatten az olamaz ve işçi isterse iş arama izin saatlerini birleştirerek toplu kullanabilir. Ancak iş arama iznini toplu kullanmak isteyen işçi, bunu işten ayrılacağı günden evvelki günlere rastlatmak ve bu durumu işverene bildirmek zorundadır. İşveren yeni iş arama iznini vermez veya eksik kullandırırsa o süreye ilişkin ücret işçiye ödenir. İşveren, iş arama izni esnasında işçiyi çalıştırır ise işçinin izin kullanarak bir çalışma karşılığı olmaksızın alacağı ücrete ilaveten, çalıştırdığı sürenin ücretini yüzde yüz zamlı öder” şeklinde kurala yer verilmiştir.

Yargıtayın da ifade ettiği üzere;

      1. Yeni iş arama izni, bildirim süresi tanınarak yapılan fesihlerde söz konusu olur. İşverence Kanunun 25. maddesine dayanılarak yapılan fesihlerde böyle bir yükümlülük olmadığı gibi, belirsiz süreli iş sözleşmesinin bildirim süresi tanınmaksızın derhal fesihte ya da bildirim sürelerine ait ücretin veya ihbar tazminatının peşin ödendiği hallerde yeni iş arama izni verilmesi gerekmez.
      2. Bildirim önelleri içinde işçiye verilmesi gereken iş arama izni kamu düzenini İşverenin bu yükümünü azaltan ya da tamamen ortadan kaldıran sözleşme hükümleri geçersizdir. İşçinin, bildirim süresi tanımak suretiyle fesih yoluna gitmesi halinde de, işverence yeni iş arama izni verilmesi gerekir. Gerçekten Yasada sadece bildirim süresinden söz edilmiş, bu süreyi işçinin ya da işverenin tanımış olması arasında ayrım yapılmamıştır. İşçinin ihbar öneli tanımak suretiyle feshinden sonra da iş arama ihtiyacı devam edebilecektir. Hatta işçi bu arada yeni bir iş bulmuş olsa dahi, iş arama ihtiyacı devam eder. Çünkü iş arama iznini değerlendirerek daha iyi bir iş bulma imkânına kavuşabilecektir.
      3. Kanunda yeni iş arama süresinin günde iki saatten az olamayacağı kurala bağlanmıştır. Bu süre asgarî olup, işverence daha fazla verilmesi mümkün olduğu gibi, sözleşme ile daha fazla iş arama süresi kararlaştırılabilecektir.
      4. Yeni iş arama süresi en az 4857 sayılı Kanunun 17’nci maddesinde sözü edilen bildirim gün sayısına göre belirlenir. Bu konuda sözleşme ile arttırılmış öneller de dikkate alınır.

ÖRNEK: Buna göre Toplu İş Sözleşmesinde, 3 yıldan fazla kıdemi olan işçinin ihbar süresi 12 hafta olarak belirlenmiş ise, 12 haftalık süre için iş arama izni hesaplanacaktır.

    1. İşçinin toplu olarak kullanmayı istemesi halinde toplam saat sayısının bir iş günündeki çalışılan saate bölünmesi gerekir. İşçinin çalıştırılmadığı hafta tatili ile bayram ve genel tatil günleri için yeni iş arama izni verilmesi gerekmez.

ÖRNEK: Haftada 6 gün, günde 7,5 saat çalışılan bir işyerinde 3 yıldan fazla kıdemi olan bir çalışanın 1 Nisan 2015 tarihinde fesih bildiriminde bulunduğunu varsayalım. 23 Nisan ve 19 Mayıs 2015 (hafta içine denk gelmektedir) ile 8 Pazar günü tatili çıkardığımızda, (56-8-2=46) gün bulunacaktır. İşçinin iş arama izni ise, 92 saat (46 gün x 2 saat) olarak hesaplanacaktır. Toplu kullanım söz konusu olduğunda, (92 saat /7.5 saat) formülüne göre iş arama izninin kaç güne tekabül ettiği bulunacaktır.

    1. Yasanın 27’nci maddesine göre, yeni iş arama izni vermeyen veya eksik kullandıran işveren, o süreye ait ücreti işçiye ödemekle yükümlüdür. Aynı maddenin üçüncü fıkrasında, işveren yeni iş arama izni esnasında işçiyi çalıştırırsa, işçinin çalışma karşılığı olmaksızın alacağı ücrete ilaveten çalıştırdığı sürenin ücretini yüzde yüz zamlı ödemesi gerektiği kuralı getirilmiştir. İşçinin çalıştırılmadığı bayram, genel tatil ve hafta tatili günleri için yeni iş arama izin ücreti hesaplanamaz (9. HD. 23.8.2008 gün 2008/30958 E, 2008/24254 K.).
    2. İş arama izninin kullanılma zamanını işveren belirler. İşçinin kendiliğinden bu izni kullandığını belirterek ayrılması doğru değildir. Zira ihbar öneli içinde iş görme borcu eksiksiz devam etmektedir.

NOT: İşverenlerin iş arama izinlerinin ne şekilde kullanıldığını gösteren belge almaları (imzalı), bunun kanıtlanması açısından isabetli görünmektedir.

    1. İşçiye bildirim süresi içinde yeni iş arama izninin kullandırılmamış olması, tanınan ihbar önelinin geçersiz olduğu sonucunu doğurmaz (Yargıtay 9.HD. 1.12.2009 gün 2008/11880 E, 2009/32502 K).

İhbar Süresi İçinde Yıllık İzin Kullandırılabilir Mi?

Uygulamada bize sıkça sorulan sorulardan biri de ihbar süreleri içinde izin kullanılıp kullanılamayacağıdır. Bu konuda iş kanununun 59. maddesinin esas alınması gerekmektedir. Bu hükme göre; “…İşveren tarafından iş sözleşmesinin feshedilmesi halinde 17 nci maddede belirtilen bildirim süresiyle, 27. madde gereğince işçiye verilmesi zorunlu yeni iş arama izinleri yıllık ücretli izin süreleri ile iç içe giremez”. Dikkat edilecek olursa, madde “işveren tarafından sözleşmesinin feshine” atıf yapmaktadır. Buna göre;

  • İş sözleşmesinin işveren feshederse, ihbar süresi içinde işçiyi yıllık izne çıkmaya işveren zorlayamaz,
  • Buna karşılık işçi iş sözleşmesini feshederse ihbar süresi içinde yıllık iznini kullanmak isteyebilir ve bu konudaki talebi Kanuna uygundur.

Nitekim Yargıtay’a göre, “…İş sözleşmesinin işverence feshedilmesi halinde 17. maddede belirtilen yasal ya da arttırılmış bildirim önelleri ile 27. madde uyarınca işçiye verilmesi gereken iş arama izinleri, yıllık ücretli izin süreleri ile iç içe girmez. Kanundaki bu düzenleme karşısında işçi tarafından ihbar önelli fesih halinde bildirim öneli ile yıllık izin süresinin iç içe girebileceği kabul edilmelidir” (Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 05.02.2010, E: 2008/14961, K: 2010/2320, www.legalbank.net).

Devamını oku
Yorumlar Yok